5 conseils pour implémenter la culture du télétravail dans votre entreprise

Depuis peu, de nombreuses entreprises sont confrontées à des difficultés pour la survie de leur activité. L'incertitude liée à la pandémie a modifié la culture du travail, obligeant les entreprises à mettre en place des conditions adaptées pour que leur personnel puisse travailler à domicile.

La mise en place d’une culture de travail à distance, le télétravail, a vite été LA solution incontournable pour sauver nombre d'entreprises.

En effet, si votre entreprise adopte le télétravail, cela pourrait avoir un impact très positif sur sa santé financière. Pour autant, ces deux dernières années, si les entreprises et les employés ont dû s'adapter au télétravail, beaucoup doivent encore sauter le pas. Malheureusement, il est impossible de créer une culture de travail à distance efficace du jour au lendemain.

Dans cet article, nous allons vous fournir des conseils simples pour commencer à mettre en place le télétravail si vous sentez que votre entreprise est prête à passer au travail en distanciel.

CONSEIL

Suivez la productivité de vos employés travaillant à distance

Si vos employés n'ont jamais expérimenté le télétravail, et que les managers ne savent pas non plus comment superviser leurs équipes, cela pourrait créer des sentiments de méfiance et d'incertitude entre les collaborateurs. Pour un manager, il peut être difficile de veiller au respect des délais, à l'atteinte des objectifs, et même à la communication entre les membres de l'équipe sans une présence physique.

La création d'un système en 3 points principaux pourrait résoudre le problème et faciliter la répartition des tâches et des projets, ainsi que le suivi et l'évaluation du travail de l'employé à partir de son domicile.

Gestion des projets et des tâches

Il existe des outils en ligne pour attribuer des tâches et des projets en équipe, les gérer et vérifier leur avancement. Cela aidera le manager à assigner, contrôler et mesurer les performances de l'employé encore mieux qu'en présentiel.

Pour gérer vos projets, nous vous recommandons des outils comme Jira, Asana et Trello.

Suivi du temps de travail réel

Vous pouvez quantifier le temps de travail de vos collaborateurs sur différents projets, vérifier la performance et l'efficacité des membres de votre équipe en télétravail. L'intégration avec un outil de gestion des projets et des tâches illustrera clairement la performance de vos employés.

Hubstaff fait parti des favoris, mais il existe d'autres outils formidables, comme TimeCamp ou Toggl. La plupart d'entre eux ont une version gratuite couvrant les besoins de base.

Les outils de communication

Pour communiquer à distance, nous utilisons plusieurs logiciels différents. Slack est notre principal outil de communication interne, de partage de fichiers et de résolution de problèmes rapides. Wrike est excellent pour le partage d'informations sensibles, qui nécessitent un niveau de sécurité plus élevé.

Enfin, Microsoft Teams, Zoom ou encore Google Meet sont des outils complets et simples d’utilisation pour les vidéoconférences et les réunions virtuelles entre les clients et les membres de l'équipe.

Justifiez le choix des règles de télétravail à vos employés

Ce qu’il ne faudrait surtout pas faire, c’est de mettre en place de nouvelles règles ou méthodologies de travail sans raison cohérente, juste parce que les autres entreprises le font déjà. Si vous voyez comment un outil en particulier pourrait être utile à tous dans l'entreprise, expliquez-le à vos employés, de manière claire, ouverte et cohérente. La transparence est un aspect essentiel de la création d'une culture de télétravail efficace et durable.

CONSEIL

Définissez des règles de communication

D'habitude, lorsque vous travaillez en présentiel, vous êtes très probablement habitué à interagir avec vos collègues, à discuter avec eux et à organiser des réunions. Les méthodologies de travail pour résoudre différents types de tâches sont clairement expliquées. En revanche, si vous avez une question compliquée qui nécessite une réponse plus longue, vous devez écrire un courriel ou organiser une réunion.

Le télétravail a beaucoup de similitudes avec le travail au bureau, seuls les outils de communication divergent.

Pour opérer le changement, demandez-vous simplement :

- Qui est chargé de répondre aux questions et problèmes sur un sujet particulier ?

- Quelle catégorie de problèmes les employés doivent-ils résoudre habituellement quand ils envoient un courrier?

Créez des règles, des lignes directrices pour la communication à distance en télétravail, et expliquez-les à vos employés pour créer une dynamique de travail ressemblant à celle utilisée au bureau.

Faites en sorte que vos employés comprennent leur importance

Pour certains, le travail à distance peut créer le faux sentiment d'accomplir un travail peu important, d'être déconnecté et isolé socialement, ce qui peut entraîner une baisse de leur productivité.

Pour pallier cela, vous devriez mettre en place des réunions fréquentes entre collègues, pour dispatcher les tâches quotidiennes et garder un lien régulier, ainsi qu'organiser des événements d'entreprise de temps en temps.

CONSEIL

Encouragez vos employés à mettre en place une routine de télétravail

Le domicile est associé à la détente, au repos, au jeu avec les enfants, etc, mais beaucoup moins au travail. Surtout lorsque les enfants et les animaux domestiques jouent autour et font du bruit.

Ainsi, la productivité peut diminuer, ce qui se traduit par des délais non respectés, des tâches inachevées, et dans le pire des cas, la perte de clients.

Comment remédier à cela ?

Premièrement, il vous faut aménager un espace dédié au travail à la maison où personne ne viendra interférer, ou du moins, où vous serez beaucoup moins dérangé.

Deuxièmement, suivez la même routine que pour aller au bureau - réveillez-vous tôt, faites votre toilette, habillez-vous comme vous avez l'habitude de le faire pour le travail. En effet, il est scientifiquement prouvé que de répliquer cette habitude permet au cerveau de se mettre "en mode travail".

Troisièmement, il est essentiel de fixer des règles pour vous et votre famille. Trouvez l'équilibre : planifiez les moments où vous travaillez, et où personne ne doit vous déranger. Bien sûr, trouvez aussi d'autres moments qui seront consacrés au divertissement et à la famille.

Un dernier conseil...

Si vous trouvez difficile de vous concentrer en télétravail, accordez-vous de petites récompenses (comme une tasse de café, une part de tarte, une sieste, etc) après avoir terminé une tâche. Faites-le à chaque fois, en commençant par des tâches plus faciles, jusqu'à arriver à accomplir les tâches les plus complexes. En procédant ainsi, vous serez rapidement en mesure d'être plus productif que 90% des autres personnes en télétravail.

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