Centre d'aide

Toute notre aide à votre disposition pour utiliser BeeMyFlex

Présentation de BeeMyFlex

Bonjour, et bienvenue. Nous allons faire un tour d'horizon des fonctionnalités de BeeMyFlex.

1️⃣ Le Live

BeeMyFlex vous permet de voir instantanément le statut des autres collaborateurs grâce au Live.

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📌 En cliquant sur un profil, vous pouvez obtenir plus de détails :

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📌 Vous pouvez filtrer la liste des collaborateurs en recherchant une ou plusieurs équipes et groupes qui vous concernent dans la barre de recherche.

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📌 Pour conserver ces filtres par défaut, sans avoir à les ajouter systématiquement, vous cliquez sur le bouton filtres qui se trouve à droite de la barre de recherche :

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Dans la nouvelle fenêtre qui s'affiche, vous pouvez modifier vos filtres et en cliquant sur Enregistrer, vos filtres sont toujours conservés par défaut :

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📌 Retrouvez à droite de l'écran des informations utiles sur votre journée, et les prochains jours (le nombre de collaborateurs de votre équipe au bureau, le niveau d’affluence sur votre site, les réservations que vous avez faites, et vos rendez-vous)

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2️⃣ La barre de navigation

En haut sur la version web, et en bas sur la version mobile, se trouve la barre de navigation. Elle vous permet d’accéder aux différentes fonctionnalités.

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ℹ️ L'ordre de la barre de navigation et les rubriques peuvent varier en fonction du paramétrage de votre organisation.

En haut à droite, vous retrouvez votre Centre de notifications, ainsi que l’accès à votre Profil.

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ℹ️ Un badge de couleur vous indique votre type de présence

3️⃣ Les plans

Si votre organisation a configuré des plans de vos bureaux, vous pouvez y accéder en cliquant sur la rubrique Plans

Plan par zone

Si votre organisation a configuré des zones avec leur capacité, vous pouvez les afficher sur les plans :

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📌 Les zones en rouge avec un cadenas ne sont pas accessibles.

📌 Les zones en rouge avec un chiffre 6/6 sont totalement occupées.

📌 Les zones en bleu avec un chiffre 3/4 sont encore disponibles. 3 personnes ont déjà réservées une place sur les 4.

📌 Les places avec une photo ou des initiales sont des bureaux individuels. Lorsqu'un bureau individuel est libre, il apparait en bleu avec un + et vous pouvez le réserver.

En cliquant sur une zone, une popup s'affiche et indique les personnes qui sont présentes. Si la zone n'est pas totalement occupée, des boutons vous permettent de la réserver :

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Plan par bureau individuel

Si votre organisation a configuré des bureaux individuels, vous pouvez les afficher sur les plans :

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📌 Les places avec une photo ou des initiales sont des bureaux réservés.

📌 Les bureaux en rouge avec un cadenas ne sont pas accessibles.

📌 Les bureaux en bleu avec un + sont libres.

Pour réserver son bureau, il suffit de cliquer dessus. Une popup s'affiche et vous permet de le réserver :

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ℹ️ Un bureau peut-être réservé une demi-journée. Dans ce cas, il sera libre l'autre demi-journée.

À droite de l'écran, s'affiche la liste des collaborateurs de vos équipes et de vos groupes :

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📌 Cette liste est filtrée en fonction des critères que vous avez indiqués dans la barre de recherche. En revanche le plan affiche toutes les personnes présentes.

Si vous cliquez sur une des personnes de la liste, vous êtes automatiquement dirigé vers le bureau ou la zone où se trouve cette personne.

3️⃣ Votre calendrier

Vous pouvez renseigner votre statut de présence des prochains jours directement dans votre Calendrier BeeMyFlex.

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👉 Pour compléter votre calendrier, il suffit de sélectionner une date, et indiquer votre présence le matin, l’après-midi, ou toute la journée.

Si par exemple je suis en télétravail le mercredi 2 avril matin, je sélectionne le statut Télétravail caractérisé par le code couleur vert.

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Si l’après-midi je suis présent sur site, je sélectionne le statut Bureau caractérisé par le code couleur bleu.

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Je peux ensuite choisir mon espace de travail (ma zone ou mon poste de travail)

📌 Vous pouvez ajouter des espaces de travail dans vos favoris. BeeMyFlex vous proposera alors automatiquement un de vos espaces de travail favori libre.

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✅ Une fois enregistré, mon Calendrier se met à jour avec les codes couleurs correspondants.

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👉 Pour compléter votre calendrier plus rapidement, des options rapides sont à votre disposition

☑️ Vous pouvez copier/coller une journée ou une semaine

☑️ Vous pouvez sélectionner toute une période

☑️ Vous pouvez sélectionner plusieurs jours

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👉 Dans le Calendrier, vous pouvez afficher un menu rapide pour accéder à d'autres options en cliquant à droite d'une date sur les trois petits point :

☑️ Vous pouvez dupliquer la même journée par récurrence

☑️ Vous pouvez dupliquer la même semaine par récurrence

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📌 Lorsque vous avez réservé une ressource ou qu'il y a un événement, une notification apparaît en bleu.

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👉 Vous pouvez la consulter en cliquant dessus

Par exemple j'ai réservé une place de parking ce jour là :

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Ou bien lorsqu'il y a un événement ce jour là :

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🛡️ Application des règles sur le télétravail et la présence au bureau :

Les règles sur le télétravail s’appliquent automatiquement en fonction de la politique configurée par votre organisation

Si par exemple je suis autorisé à être en télétravail 2 jours par semaine, et que je déclare un troisième jour de télétravail la même semaine, un message m’avertis et me rappelle les règles du télétravail

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👉 J’ai la possibilité de déroger en motivant ma décision avec un commentaire qui sera automatiquement transmis à mon manager.

4️⃣ Le planning prévisionnel des autres collaborateurs

Sur BeeMyFlex, il est également possible d'afficher le planning des autres collaborateurs, et de mes Groupes.

👉 Vous y accédez en cliquant sur Prévisions :

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5️⃣ Mon profil utilisateur

Enfin, je peux à tout moment accéder aux informations de mon Profil et éventuellement avertir mon administrateur si l’une des données ne sont pas correctes.

Connectez votre calendrier Outlook Office 365

ℹ️ Cette version ne permet pas de personnaliser les statuts Office Outlook 365 en fonction des statuts BeeMyFlex.

ℹ️ Cette version ne permet pas de reporter automatiquement une modification de votre calendrier BeeMyFlex dans votre calendrier Office Outlook 365. En revanche, lorsque vous effectuez une modification de votre calendrier BeeMyFlex, un autre événement est automatiquement créé dans Office Outlook 365. Il faut donc supprimer manuellement l'ancien événement.

Pour connecter votre calendrier Outlook Office 365 :

👉 Cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales en haut à droite de l'écran et sélectionnez Mes Intégrations.

👉 Cliquez sur Connexion à droite du logo Office 365.

👉 Authentifiez-vous avec votre compte Microsoft et acceptez les conditions requises.

👉 Autorisez l'application à accéder à vos informations.

✅ Votre calendrier Outlook Office 365 est maintenant connecté à votre calendrier BeeMyFlex

📌 Lorsque vous indiquez dans BeeMyFlex que vous êtes en télétravail un jour, un rendez-vous est automatiquement créé dans votre calendrier Outlook Office 365.

Ce rendez-vous est automatiquement lié au statut Travaille ailleurs d'Outlook Office 365

📌 Même fonctionnement quand vous indiquez être en déplacement un jour.

📌 Dans3 le cas d'une absence, le rendez-vous automatiquement créé dans Outlook Office 365 est au statut Absent du bureau d'Outlook Office 365

ℹ️ Le mapping des statuts BeeMyFlex et Outlook Office 365 n'est pas personnalisable (il le sera dans une version ultérieure)

📌 Lorsque vous indiquez dans BeeMyFlex que vous êtes en télétravail une demi-journée, un rendez-vous à la demi-journée est automatiquement créé dans votre calendrier Outlook Office 365. Par exemple si la demi-journée concerne le matin.

📌 Vous pouvez à tout moment supprimer la connexion de votre calendrier Outlook Office 365 de votre calendrier BeeMyFlex en cliquant sur Mes intégrations dans le menu principal.-

ℹ️ Une modification de présence dans le calendrier BeeMyFlex n'est pas automatiquement reportée dans le calendrier Outlook Office 365. Elle créé un autre événement dans Outlook Office 365 (Une version ultérieure de BeeMyFlex permettra de synchroniser les modifications).

Accéder à vos informations personnelles

Nous allons voir ensemble, en quelques secondes comment modifier vos informations personnelles dans BeeMyFlex.

Pour y accéder :

👉 Cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales en haut à droite de l'écran et sélectionnez Mon Profil.

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Vous retrouverez dans chaque rubrique vos informations regroupées. Certaines ne sont modifiables que par votre administrateur.

💡 Pensez à ajouter une photo de vous à votre profil, cela permet à vos collègues de facilement vous retrouver.

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Votre adresse email n'est pas modifiable car c'est votre identifiant unique.

1️⃣ La rubrique Identité regroupe vos informations personnelles.

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🖋️ Le prénom, le nom sont des informations modifiables et obligatoires.

⚠️ Si votre configuration est connectée à votre SIRH, ces informations sont automatiquement mises à jour. Toute modification manuelle est automatiquement écrasée par l'import des données de votre SIRH.

🖋️ L'intitulé de poste est le numéro de téléphone sont des informations modifiables et facultatives.

2️⃣ La rubrique Rôles et Appartenances, quant à elle, regroupe vos informations au sein de votre organisation.

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🔏 Ces informations sont uniquement modifiables par votre administrateur.

⚠️ Si votre équipe n'est pas correcte, informez le à votre administrateur.

3️⃣ La rubrique Paramètres vous permet de mieux coordonner votre organisation.

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🖋️ Vous pouvez changer la langue et choisir entre :

Le français
L'anglais
Le néerlandais
L'allemand
L'italien
L'espagnol

🖋️ Vous pouvez indiquer votre moyen de transport principal (cette information n'est pas utilisée dans BeeMyFlex pour le moment).

🔏 Toutes les autres informations sont uniquement modifiables par votre administrateur.

4️⃣ La rubrique Délégations vous permet de déléguer votre compte à un de vos collaborateurs pendant une période.

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5️⃣ La rubrique Accessibilité vous permet de changer les couleurs des types de présence dans le cas où vous êtes daltonien.

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Créer vos sites et espaces de travail

ℹ️ Cette fonctionnalité n’est accessible que par un Administrateur.

Pour y accéder :

👉 Cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales en haut à droite de l'écran et cliquez sur le nom de votre organisation.

👉 Dans cette nouvelle page, vous sélectionnez la rubrique Sites et espaces de travail.

1️⃣ Pour créer un Site, cliquez sur le bouton Nouveau site en haut à gauche de l’écran.

👉 Vous pouvez maintenant donner un nom à votre site, ainsi qu’ajouter une illustration.

👉 Si vous avez mis en place un Service de réservation de parking et que votre site est concerné, vous pouvez activer le paramètre Parking disponible.

✅ Votre Site est maintenant créé.

ℹ️ Un Site est un regroupement d’espaces de travail.

👉 Pour ajouter vos espaces de travail, il suffit de cliquer sur le bouton Nouvel espace de travail.

2️⃣ Pour créer un Espace de travail, cliquez sur le bouton Nouvel espace de travail à droite dans le détail de votre Site.

👉 Vous pouvez maintenant donner un nom à votre espace de travail, et ajouter une illustration si vous le souhaitez.

ℹ️ Cette illustration s’affichera dans le Live et les Prévisions des collaborateurs qui sont au bureau.

👉 La Capacité correspond au nombre de places dans cet espace.

👉 Vous pouvez ajouter une Description.

👉 Indiquez la liste des équipes ou des collaborateurs qui peuvent avoir accès à cet espace. Sinon choisissez "Tout le monde" pour donner un accès libre à cet espace.

👉 Si cet espace est accessible aux personnes à mobilité réduite, vous pouvez activer le paramètre Accessible pour les personnes à mobilité réduite. Le sigle sera alors visible lorsqu’un collaborateur choisira son espace de travail.

✅ Votre Espace de travail est maintenant créé.

👉 Vous pouvez le rattacher par défaut à certains collaborateurs. Il suffit d'accéder au profil de l'utilisateur concerné, puis de cliquer dans la rubrique Rôle et appartenance.